5 Mythen über die E-Rechnung – Und warum sie nicht stimmen

Mythos 1: „Die Umstellung auf E-Rechnung ist zu teuer und aufwendig.“

Viele Unternehmen befürchten, dass die Implementierung von E-Rechnungen hohe Kosten verursacht und mit einem komplexen Umstellungsprozess verbunden ist. Diese Annahme ist jedoch überholt.

Warum dieser Mythos nicht stimmt

• Moderne Softwarelösungen sind oft erschwinglich und skalierbar, sodass sie auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet sind.
• Viele Anbieter bieten cloudbasierte Lösungen, die ohne große IT-Investitionen implementiert werden können.
• Der langfristige Nutzen überwiegt die initialen Kosten: E-Rechnungen sparen Papier-, Druck- und Portokosten und reduzieren den Zeitaufwand für manuelle Prozesse erheblich.
• Mit der richtigen Vorbereitung und einem erfahrenen Partner kann die Umstellung sogar in wenigen Wochen abgeschlossen sein.

Mythos 2: „E-Rechnungen sind unsicher.“

Ein weiterer verbreiteter Irrglaube ist, dass digitale Rechnungen anfällig für Datenlecks oder Manipulationen sind. Das lässt viele Unternehmen zögern, eine elektronische Rechnungsstellung zu implementieren.

Warum dieser Mythos nicht stimmt

• E-Rechnungen sind in der Regel sicherer als Papierrechnungen, da sie mit digitalen Signaturen, Verschlüsselungstechnologien und Authentifizierungsverfahren geschützt werden.
• Durch die automatische Dokumentation aller Transaktionen können Manipulationen leichter entdeckt werden.
• Gesetzliche Vorschriften, wie die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung, stellen sicher, dass E-Rechnungen hohen Sicherheitsstandards entsprechen.
• Unternehmen, die auf bewährte Lösungen setzen, können sicher sein, dass ihre sensiblen Daten gut geschützt sind.

Mythos 3: „E-Rechnungen sind nur für große Unternehmen geeignet.“

Viele kleine und mittlere Unternehmen glauben, dass elektronische Rechnungen nur für große Konzerne sinnvoll sind, da sie über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen.

Warum dieser Mythos nicht stimmt

• Es gibt zahlreiche Lösungen speziell für KMUs, die einfach zu bedienen und kostengünstig sind.
• Cloudbasierte Plattformen erfordern keine komplexe Infrastruktur und können leicht in bestehende Prozesse integriert werden.
• Gesetzliche Vorschriften zur E-Rechnung, wie sie in der EU oder anderen Regionen eingeführt wurden, gelten unabhängig von der Unternehmensgröße.
• Indem sie auf digitale Rechnungen umstellen, können auch kleinere Unternehmen von effizienteren Prozessen und Wettbewerbsvorteilen profitieren.

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Mythos 4: „Papierrechnungen sind rechtlich sicherer.“

Einige Unternehmen halten an der Vorstellung fest, dass Papierrechnungen aufgrund physischer Belege rechtlich sicherer seien.

Warum dieser Mythos nicht stimmt

• Elektronische Rechnungen sind rechtlich anerkannt, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehören z. B. ein korrektes Format, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts.
• Die Archivierung von E-Rechnungen ist oft einfacher und sicherer als die Lagerung von Papierbelegen, da digitale Dokumente nicht verloren gehen oder beschädigt werden können.
• Mit einem zertifizierten System sind Unternehmen auf der sicheren Seite und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben.

Mythos 5: „Der Umgang mit E-Rechnungen ist zu kompliziert.“

Oft besteht die Vorstellung, dass der Prozess der Rechnungsverarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen technisches Know-how erfordert und schwer umzusetzen ist.

Warum dieser Mythos nicht stimmt

• Mit benutzerfreundlicher Software können E-Rechnungen noch einfacher verarbeitet und archiviert werden als Papierrechnungen. Viele Systeme bieten automatische Funktionen zur Datenextraktion und Archivierung.
• Der Archivierungsprozess ist oft einfacher als bei Papierrechnungen: E-Rechnungen können auf Knopfdruck gespeichert und mit wenigen Klicks organisiert werden, ohne dass physische Dokumente sortiert oder abgelegt werden müssen.
• Ein weiterer Vorteil: Durch Automatisierung lassen sich Fehler minimieren und die Archivierung wird schneller und effizienter, was den gesamten Prozess erheblich vereinfacht.

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Fazit

Die Mythen rund um die E-Rechnung basieren auf veralteten Informationen oder Missverständnissen. In Wirklichkeit bieten elektronische Rechnungen zahlreiche Vorteile: Sie sparen Kosten, sind sicher und effizient und tragen zur Nachhaltigkeit bei. Ob großes Unternehmen oder kleiner Betrieb – die Umstellung auf E-Rechnungen lohnt sich für jeden.

Es ist also an der Zeit, diese Vorurteile beiseitezulegen und die Chancen der digitalen Transformation für sich zu nutzen. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen setzen, verschaffen sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern sind auch bestens auf gesetzliche Anforderungen vorbereitet.

Also: Lassen Sie sich von den Mythen nicht abschrecken – die Fakten sprechen für sich! Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten.