E-Mail-Archivierung
So archivieren Sie Ihre E-Mails rechts- und revisionssicher
Zugeschnitten auf die Anforderungen der modernen Geschäftswelt
E-Mails sind ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Geschäftskommunikation. Ein Großteil der unternehmensinternen Kommunikation findet heutzutage digital statt. Unsere Softwarelösung für die E-Mail-Archivierung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihren Exchange Server zu entlasten, indem Sie große E-Mail-Mengen und Postfächer effizient archivieren
E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Einfach, mobil und sicher: Mit unserer Softwarelösung archivieren Sie Ihre E-Mails automatisch und revisionssicher. Ihre E-Mails samt Anhänge werden dabei vollständig im Originalzustand hinterlegt. Durch eine Umwandlung/Rendition in unabhängige Formate sorgen wir für langfristige Verfügbarkeit aller Informationen – auch bei einem Wechsel des Mail-Systems.
Vorteile unserer E-Mail-Archivierung auf einen Blick:
Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
Speicherung im E-Mail-Archivsystem
Schnelles und sicheres Finden von Informationen
Mobiler Zugriff, jederzeit und überall
Schnelle Reaktion auf rechtlich relevante Inhalte oder Entscheidungen
Automatisierte und sichere Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Schutz vor Daten- und Informationsverlust
Sicherstellen der Compliance-Anforderungen
Integration in digitale Workflows und Geschäftsprozesse
Steigerung der IT-Performance
Alle Anforderungen erfüllt: E-Mail Archivierung der dataglobal Group
Sicherstellen der Compliance-Anforderungen
Nutzen Sie unsere regelbasierte und revisionssichere Email Archivierung. Diese ist sämtlichen Compliance-Anforderungen gewachsen und beugt somit Verstößen aktiv vor.
Mobiler und ständiger Zugang zu allen E-Mails
Jederzeit, überall und von jedem Gerät: Sie haben Zugriff auf die komplette E-Mail-Aufbewahrung Ihres Unternehmens und können somit alle relevanten Informationen samt Anhängen schnell finden.
Direkter Zugriff über Outlook
Der Zugriff auf Ihre Mails ist wie gewohnt über Outlook möglich. Für Sie und Ihre Mitarbeitenden ist also keine Umgewöhnung notwendig, um von unserer Lösung zur E-Mail-Archivierung zu profitieren.
Sicheres Backup – Schutz vor Datenverlust
Ein Backup ist eine regelmäßige Sicherungskopie, die vor einem Datenverlust durch physikalische oder softwarebasierte Schäden oder Anwenderfehler schützt. Kommt es zu solchen Schäden oder Fehlern, ermöglicht ein Backup eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten.
Integration in digitale Workflows
Binden Sie Ihre E-Mails in digitale Geschäftsprozesse und Workflows ein. So legen Sie die Informationen nicht nur sicher ab, sondern erhöhen zudem noch die Effizienz.
Steigerung der IT-Performance & Entlastung des E-Mail-Servers
In einem Unternehmen gehen zahlreiche Mails pro Tag ein. Entlasten Sie Ihren E-Mail-Server, indem Sie die Mails in ein digitales E-Mail-Archiv auslagern. Somit erhöhen Sie die IT-Performance durch die intelligente Komprimierung von Dateianhängen.
Smarte, sicherere und automatische E-Mail-Archivierung
Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist komplex. Wir haben uns das Ziel gesetzt, die digitale Archivierung von Mails smart, einfach und sicher zu gestalten. Mit unserer Lösung verwalten und archivieren Sie Ihre E-Mails automatisch und revisionssicher und stellen somit deren Inhalte für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Alle archivierten Mails und Anhänge bleiben dabei unverändert und vollständig verfügbar, auch nach vielen Jahren. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre geschäftsrelevanten E-Mails und finden wertvolle Informationen jederzeit wieder.
Warum müssen Sie E-Mails rechtssicher archivieren?
Unternehmen sind nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gesetzlich dazu verpflichtet, relevante Mails im Originalzustand inklusive Anhang zu archivieren. Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Informationen, z. B. bei der Bewertung des Geschäftsjahres oder bei einem Rechtsstreit, vorliegen.
Dabei ist besonders wichtig, dass die jeweilige Geschäftskorrespondenz lückenlos und auch noch nach Jahren nachvollziehbar ist. Zudem vermeiden Sie Strafen durch die Einhaltung des Datenschutzes, die revisionssichere Archivierung und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Die jeweiligen Richtlinien können dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen. Wir berücksichtigen daher genau die von Ihnen benötigten Maßnahmen und passen unsere Software individuell für Sie an.
Genug E-Mail-Speicherplatz dank smarter Archivierung
Verabschieden Sie sich von E-Mail-Quota, denn durch diese werden Ihrem Business wichtige Informationen entzogen. Sie als Anwender werden in Ihrer Arbeit beeinträchtigt, Ihre IT verliert an Performance und wird dadurch ineffizient.
Mit unserer Lösung zur E-Mail-Archivierung tragen Sie Ihre gesamte Mailbox immer bei sich, unabhängig von der Größe. Auf Ihrem mobilen Endgerät haben Sie so jederzeit schnellen Zugriff auf all Ihre archivierten Mails. Dabei können Sie archivierte E-Mails mit Geschäftspartnern und Kollegen teilen, egal welche Mail-Applikationen oder welches Endgerät diese nutzen.
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Ideale Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme und Applikationen
Es gehen keine Informationen verloren. Die E-Mail Archivierung kann nahtlos z. B. in Microsoft Outlook, Office 365 und HCL Notes (Lotus Notes) integriert werden. Sie als Nutzer bemerken die Schnittstelle zur Archivierungssoftware nicht und können wie gewohnt weiterarbeiten. So ist intuitives Arbeiten in der gewohnten Office-Umgebung zu jeder Zeit gewährleistet.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Warum E-Mails archivieren?
Nach den GoBD müssen Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren. Im Vordergrund stehen insbesondere steuerliche Gründe. Es ist wichtig, dass das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Aufträge und Verträge abgeschlossen wurden. Wenn Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren, drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
Ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Die Archivierung von geschäftlichen Mails ist gesetzlich vorgeschrieben. Jeder Unternehmer muss sich an diese Gesetze halten, um Verstöße zu vermeiden.
Wie lange bleiben E-Mails im Archiv?
Laut § 147 AO ist die Archivierung von E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, mit einem Zeitraum von 6 Jahren vorgeschrieben, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Zudem gilt für bestimmte Mails, die Organisationsunterlagen enthalten (z.B. bei Rechnungen, Jahresabschlüsse etc.), die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Welch Bedeutung hat Compliance für mittelständische Unternehmen?
Das Einhalten von Compliance-Anforderungen erfordert hohen organisatorischen und manuellen Aufwand, weshalb viele Unternehmen zunächst das Risiko in Kauf nehmen. Darüber hinaus werden oft fehlende zeitliche oder finanzielle Ressourcen sowie die zusätzlichen Belastungen durch eine Compliance-Bürokratie als Gründe genannt. In Compliance zu investieren, zahlt sich aber in jeder Hinsicht aus – zumal sich ein effektives Compliance-Management-System auch mit einem kleinen Budget und angemessenem Aufwand implementieren lässt. Der Nachweis einer entsprechenden Kultur vereinfacht zunehmend die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen und kann zu Vorteilen bei der Auftragsvergabe, z. B. im Rahmen von Ausschreibungen, führen.
Wie habe ich Zugang zu meinen archivierten E-Mails?
Durch die vollständige Integration unserer Lösung können Sie für die Suche nach Ihren archivierten Emails die Outlook-Suchfunktion nutzen. Unser Outlook AddIn ist in der Lage, Ihre E-Mails nach z.B. Dateiformaten, betreffendem Zeitraum oder Betreff der E-Mail zu filtern.