Dokumentenarchivierung
Sichern Sie Ihre Dokumente revisionssicher im digitalen Archiv
Der digitale Arbeitsplatz: Digital, sicher und clever archivieren
Mit der digitalen Archivierungssoftware der dataglobal Group sind Ihre Dokumente sicher auf einer zentralen Plattform abgelegt. Informationen von archivierten Dokumenten sind einfach und schnell zu finden. An Ihrem digitalen Arbeitsplatz haben Sie jederzeit Zugriff auf gespeicherte Dokumente und Dateien, können diese bearbeiten oder mit Ihren Mitarbeitern teilen. Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick und profitieren Sie von weiteren Vorteilen mit unserer Lösung für die revisionssichere Archivierung.
Papierloses Büro mit der Dokumentenarchivierung der dataglobal Group
Die Digitalisierung spart Platz, da Dokumente mit Aufbewahrungsfrist nicht mehr umständlich in Aktenschränken gelagert, sondern digital archiviert werden und für eine sichere Aufbewahrung sorgen. Und die digitale Archivierung ist mehr als nur ein Ablageort für Dateien und Daten: Durch die zentrale digitale Aufbewahrung finden Sie alle Informationen einfach und schnell.
Mit Ihrem papierlosen Büro
- optimieren Sie betriebliche Prozesse,
- reduzieren den Papierverbrauch am Arbeitsplatz,
- handeln nachhaltig
- und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz.
Vorteile der Dokumentenarchivierung
Zentrale Verfügbarkeit durch elektronische Archivierung
Transparenz über alle gespeicherten Daten
Effiziente Workflows
Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
Effiziente und optimierte Prozesse
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Papierloses Büro
Nutzer- und Speicherort-unabhängiges Archiv
Profitieren Sie von der digitalen Dokumentenarchivierung
Die smarte Archivierung Ihrer Dokumente mit der dataglobal Group-Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Systeme, Speicherorte sowie die damit verbundene Software direkt mit dem Dokumentenarchiv zu verknüpfen. Mithilfe der schnellen Suchfunktion (Volltexterkennung oder Suche nach Schlagworten) finden Sie die gewünschten Dokumente sofort.
Die digitale Dokumentenarchivierung greift durch die nahtlose Integration unmittelbar auf die Schnittstellen zu. Dokumentationen, Belege und Dateien müssen daher nicht mehr separat im Archiv abgelegt werden. Die Software zieht durch die Vernetzung automatisch alle Informationen, sodass diese schnell und sicher archiviert werden können.
Schnellere Bearbeitungszeiten bedeuten Zeit- und Kostenersparnis. Da die Aufbewahrungskosten sinken, wenn Dokumente zentral digital gespeichert werden, bietet die elektronische Dokumentenarchivierung und Dokumentenverwaltung ein hohes Sparpotenzial.
Revisionssichere Archivierung
Beim Archivieren geschäftsrelevanter Dokumente steht die Sicherheit an oberster Stelle. Kein einziges Dokument darf verloren gehen, und die Aufbewahrung muss revisionssicher gestaltet sein.
Revisionssicherheit bedeutet, dass alle archivierten Informationen, sofern sie für das Geschäft von Bedeutung sind, jederzeit vor
- unbefugtem Zugriff und
- Veränderungen
geschützt sind.
Diese Anforderung ist rechtlich vorgeschrieben und wird unter anderem in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) verbindlich festgehalten. Darüber hinaus müssen im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten die Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) berücksichtigt werden.
Immer auf der sicheren Seite
Mit unserer Software erhalten Sie ein digitales Archiv, in dem Dokumente ordnungsgemäß und rechtssicher gespeichert und gesichert werden. Vermeiden Sie das Risiko für Cyber-Diebstähle, indem Sie Ihre Daten schützen und Nutzerzugriffe einschränken. Entscheiden Sie selbst mit der Vergabe von Zugriffskontrolle oder Authentifizierung, wer Zugang zu Ihren Dateien erhalten soll.
Dokumentenarchivierung nach Ihren Anforderungen
Mit unserer Archivierungslösung stimmen Sie die Archivierung Ihrer Dokumente exakt auf Ihre Anforderungen ab. Gemeinsam mit Ihnen richten wir das Archiv ein und stellen dabei sicher, dass Ihre Anwendungen einfach, smart und transparent sind.
Die Archivierung von Daten und Dokumenten in digitaler Form beugt dem Verstoß gegen Compliance-Anforderung vor. Das perfekt auf den Bedarf Ihres Unternehmens abgestimmte Rechtekonzept erhöht den Datenschutz auch im Hinblick auf personenbezogene Daten. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie Ihre Dokumente rechtskonform und automatisiert löschen. Hinterlegen Sie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen und Regeln einfach in der Softwarelösung.
Was Sie im Archiv speichern können
Grundsätzlich können alle Informationen oder Dokumente archiviert werden, sofern diese digital vorliegen. Beispiele dafür sind:
- Eingehende Post wie Handels- und Geschäftsbriefe, Faxnachrichten und E-Mails
- Wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse
- Gescannte Dokumente aus älteren Beständen
- Digitale Fotos, Filme und Audiodateien
- Komplexe CAD-Konstruktionszeichnungen
- Dokumente in allen gängigen Datei- und Grafikformaten wie pdf, docx, xlsx, ppt, jpeg, png, psd und viele weitere
- Daten aus Drittanwendungen wie ERP- und CRM-Systemen
Programmierschnittstellen & Integration
Gibt es in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Anwendungen, Archive und Office-Systeme?
Der Mangel an Transparenz lässt sich leicht beheben, indem Sie alle vorhandenen Systeme direkt mit dem zentralen Dokumentenarchiv verbinden. Nahtlose Integration Ihrer Dateien und Daten mit der Dokumentenarchivierung Software der dataglobal Group ermöglicht ein effizientes und verteiltes Arbeiten.
Integrieren Sie ihre gesamten unternehmensbezogenen Informationen und Daten in eine einzige digitale Datenbank. Es sind Schnittstellen für etablierte Anwendungen wie MS Office, SAP, MS Dynamics und Salesforce integriert. Die Integration weiterer Schnittstellen ist auf Anfrage möglich.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Was ist Dokumentenarchivierung?
Das Archivieren von Dokumenten findet im digitalen Zeitalter meist in elektronischer Form statt. Eine SAP Archivierung ermöglicht eine dauerhaft, kontrollierte und rechtssichere Archivierung digitalisierter Akten, Dokumente und Daten. Ohne Unterstützung durch eine entsprechende Software verursacht die verpflichtende Archivierung von Jahresbilanzen, Personalunterlagen, Buchungsbelegen, Inventaren, Handels und Geschäftsbriefen, Lageberichten sowie alle weiteren geschäftsrelevanten Aufzeichnungen einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand.
Gibt es gesetzliche Regelungen für die Dokumentenarchivierung?
Die gesetzlichen Regelungen zu den jeweiligen Aufbewahrungsfristen, die Sie bei der digitalen Archivierung beachten müssen, sind in den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) ausführlich beschrieben.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Dokumentenmanagement?
Archivieren bedeutet, Dokumente an einem bestimmten Ablageort, meistens in einem Büroschrank oder auch in einem Archiv, zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Wird im Archiv nach Schriftstücken gesucht, nimmt dies in der Regel viel Zeit in Anspruch. Beim Dokumentenmanagement handelt es sich hingegen um eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Die smarte Archivierungslösung der dataglobal Group kann direkt mit Ihrem Dokumentenarchiv verknüpft werden, sodass Ihre Daten jederzeit verfügbar sind.