Digitale Rechnungsverarbeitung
Prozesse beschleunigen und Kosten sparen mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung
Prozesse vereinfachen mit der digitalen Rechnungsverarbeitung
Etliche Unternehmen verarbeiten Rechnungen immer noch auf die altmodische Weise, nämlich mit Papier. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ineffizient und kann zu Fehlern führen.
Eine digitale Rechnungsverarbeitung kann Firmen helfen, den Rechnungsprozess zu vereinfachen und Zeit und Geld zu sparen. Mit der Softwarelösung der dataglobal Group wandeln Sie Ihre Papierrechnungen einfach und schnell in ein digitales Format um und optimieren Ihre Rechnungsverarbeitung im Unternehmen.
Der digitale Rechnungsworkflow – Entlasten Sie Ihre Buchhaltung
Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung. Doch es kann mühsam sein, bei all dem vielen Papierkram den Überblick zu behalten. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, Ihre Rechnungen elektronisch zu speichern, was Ihre Buchführung spürbar entlasten kann.
Unsere Softwarelösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung ermöglichen es Ihnen, den gesamten Ablauf von der Eingangsrechnung bis zur Buchung vollständig digital zu gestalten. Dadurch können Ihre Mitarbeiter Rechnungen erheblich schneller verwalten, da das traditionelle Verfahren des Kopierens, Weiterleitens, Prüfens, Abzeichnens und Buchens auf Papier durch effiziente elektronische Prozesse ersetzt wird.
Die digitale Rechnungsverarbeitung hat somit sowohl für Unternehmen als auch für ihre Kunden viele Vorteile, wie z. B. eine schnellere Zahlung, eine vereinfachte Eingangsrechnungsverarbeitung und Rechnungslegung, einen verbesserten Cashflow und weniger Fehler bei der Dateneingabe. Sogar ein einfacherer Rechnungsabgleich ist über diese Prozesse möglich.
Nicht zuletzt ist die elektronische Rechnungsverarbeitung die schonendere Lösung für unsere Umwelt, da der Papierverbrauch deutlich reduziert wird.
Rechnungen digital und einfach verarbeiten
Die elektronische Rechnungsverarbeitung verarbeitet Rechnungen schnell und einfach, ohne lästige Papierrechnungen. Dadurch lassen sich alle Belege, Quittungen oder Rechnungen an einem Ort empfangen, verfolgen und verwalten. Außerdem lassen sich automatisierte Zahlungen einrichten, sodass Sie sich nie wieder Sorgen machen müssen, eine Zahlung zu verpassen
Rechnungseingang
Mit unserer Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung können Sie Ihre Papierrechnungen automatisch zu E-Rechnungen (PDF-Rechnungen oder anderen Formaten) konvertieren. So sparen Sie sich die lästige manuelle Eingabe von Daten in Ihr Buchhaltungssystem. Ebenfalls kann die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit Ihrer Finanzberichterstattung zu verbessern. Unsere Software unterstützt Sie zusätzlich bei der revisionssicheren Archivierung.
Digitale Verarbeitung
Eine digitale Rechnungsverarbeitung ist die Bezeichnung für die elektronische Abwicklung von Rechnungen und dient dazu, den Eingangsrechnungsworkflow zu verbessern. Der Prozess umfasst in der Regel drei Schritte: Prüfung, Freigabe und Buchung.
Prüfen bezieht sich auf die Überprüfung, ob eine Rechnung richtig und vollständig ist. Die Freigabe erfolgt, wenn die geprüfte Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Die Buchung bezeichnet die eigentliche Erfassung des Vorgangs in der Finanzbuchhaltung.
Einfache Weitergabe von Rechnungen und Belegen
Rechnungen oder Belege lassen sich mit nur wenigen Klicks an Steuerberater oder Drittsysteme übermitteln. So verschaffen Sie sich einen sauberen Überblick über Ihre Finanzen und sparen Zeit, da nur noch wenig manuelle Dateneingaben notwendig sind.
Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung
Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen mithilfe digitaler Workflows
Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und UStG
Nutzung standardisierter Rechnungsformate wie ZUGFerD und XRechnung
Transparente und dokumentierte Prozesse mit detaillierter Historie
Effiziente Recherche nach Rechnungsinformationen
Schneller Return on Investment (ROI)
Flexible Anpassung an spezifische Anforderungen
Verkürzte Bearbeitungszeiten
Unsere Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist perfekt auf unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgestimmt
Warum ist das von Bedeutung? Ganz einfach: Elektronische Eingangsrechnungen müssen nicht nur verarbeitet, sondern als wesentliche Geschäftsdokumente auch langfristig archiviert werden. Laut Steuerrecht müssen Rechnungen über einen längeren Zeitraum hinweg zugänglich und sicher aufbewahrt werden.
Konkret bedeutet das: Wenn Ihre Mitarbeiter gebuchte Eingangsrechnungen im DMS-Archiv ablegen, gehen keine Rechnungen mehr verloren. Mit speziellen Tools können die zu archivierenden Rechnungen automatisch indexiert werden, sodass Sie diese anhand von Lieferantennamen, Rechnungsnummern und weiteren Kriterien problemlos wiederfinden. Dies gilt selbstverständlich auch für alle anderen, im Archiv gespeicherten Dateien und elektronischen Dokumente.
Eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente ist jederzeit gewährleistet, und unser digitales Archiv erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Dokumente.
Einfache Integration in Ihr System
Wir sind darauf spezialisiert, unsere Rechnungsverarbeitung Software mit den Systemen zu integrieren, die Sie bereits nutzen. So müssen Sie sich nicht um die technischen Details kümmern. Gleichzeitig beraten wir Sie bei der digitalen Archivierung, wenn es um gesetzliche Aufbewahrungsfristen geht. Unser Expertenteam steht Ihnen hierbei gerne und jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten in der Regel für Rechnungen?
Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen ist von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland gilt die Aufbewahrungspflicht von eingehenden Rechnungen für 10 Jahre.
Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an digitale Belege?
Elektronische Rechnungsverarbeitung wird immer mehr zum Trend. Durch elektronische Rechnungen ermöglichen sie den Kunden, sich noch schneller einen Überblick über ihren Einkauf zu verschaffen und sicherzustellen, dass ihnen nicht zu viel berechnet wird. Doch welche Anforderungen stellt das Finanzamt an digitale Belege?
In Deutschland muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Kaufdatum
- Preis von Waren oder Dienstleistungen
- MwSt. (Mehrwertsteuer) oder GST (Waren- und Dienstleistungssteuer) auf den Kauf angewendet
Was ist die digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Rechnungsverarbeitung in digital ist die Umwandlung von Papierrechnungen in ein digitales Format. Dies kann sowohl manuell oder durch den Einsatz von einer Software erfolgen. Der Hauptvorteil der Digitalisierung von Rechnungen besteht darin, dass sie den Prozess der Rechnungsverwaltung vereinfacht und die Nachverfolgung von Zahlungen erleichtert.
Wie werden die Informationen auf den Rechnungen ausgelesen?
Das System verwendet die optische Zeichenerkennung (OCR), um die Informationen auf Rechnungen zu lesen. Das bedeutet, dass Unternehmen die Daten nicht mehr aus jeder Rechnung manuell eingeben müssen. Das spart viel Zeit und Mühe und hat einen positiven Nebeneffekt der Reduzierung von Fehlern.
Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden dann z. B. wichtige Daten wie das Datum, die Referenznummer und der fällige Gesamtbetrag extrahiert. Diese Informationen können verwendet werden, um den Freigabeprozess von Zahlungen und Buchhaltung zu automatisieren.
Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann der Umgang von Unternehmen mit ihren Rechnungen erheblich vereinfacht werden.
Wie wird eine digitale Rechnung freigegeben?
Eine digitale Rechnung wird freigegeben, wenn der Empfänger den fälligen Betrag bezahlt hat. Der digitale Rechnungsworkflow ist einfach und effizient – der Käufer zahlt den ausstehenden Betrag und der Verkäufer erhält über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eine Benachrichtigung, dass die Zahlung verarbeitet wurde. Diese Art der Transaktion eliminiert Papierrechnungen und reduziert Fehler.