Die digitale Personalakte
Personalakten anlegen, verwalten und archivieren
Schneller und digitaler Zugriff auf Ihre Unterlagen
Mit der digitalen Personalakte digitalisieren Sie Ihre Personaldaten und Dokumente. Von Bewerbungsunterlagen bis hin zu Krankmeldungen und Verträgen – die elektronische Personalakte verwaltet Ihre Unterlagen an einem Ort und schafft so eine transparente Übersicht. Berechtigte Personen können mit unserer Softwarelösung auf alle Dokumente einfach, schnell und sicher zugreifen. Das beschleunigt nicht nur die HR-Prozesse in Unternehmen – auch Ihre HR-Mitarbeiter sparen sich Zeit bei ihren Aufgaben.
Die Zukunft von HR-Prozessen: Die digitale Personalakte
Die Digitalisierung hat auch im Bereich des Personalwesens Einzug gehalten. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen hier zahlreiche Dokumente und deren Inhalte verwaltet werden. Das umfasst viele Aspekte, von der Erfassung von Bewerbern über die personenbezogenen Daten der aktuellen Mitarbeiter bis hin zur Datenlöschung gemäß EU-DSGVO. Dabei sind Vorschriften und gesetzliche Bestimmungen zu berücksichtigen.
Mit der digitalen Personalakte können Sie diese oft zeitintensiven Aufgaben komplett elektronisch abwickeln, was Ihnen nun erheblich schneller als auf traditionelle Weise gelingt.
Papier war gestern
Papier ist nicht nur teuer, sondern gestaltet auch die Zusammenarbeit unübersichtlich und langsam. Darüber hinaus erfordern die Digitalisierung und Remote-Arbeitsmodelle ein Dokumentenmanagement, mit dem Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf Dokumente elektronisch zugreifen können.
So wird sich auch die HR-Abteilung langfristig von Akten in Papierform trennen. Denn es liegt auf der Hand: Die digitale Akte ist praktischer, übersichtlicher und einfacher zu pflegen als ihr analoges Gegenstück. Zudem spart die Einführung von elektronischen Akten Platz. Die Software ermöglicht dem HR-Management standortunabhängigen Zugriff auf alle Daten. Und auch die Prozesse profitieren von wachsender Geschwindigkeit, Transparenz und Effizienz.
Ihre Vorteile mit der digitalen Personalakte
Alle relevanten Informationen an einem Ort. Sie haben die volle Transparenz in Ihren Personalprozessen.
Effiziente Zusammenarbeit durch digitale Workflows.
Flexibler Zugriff auf alle HR-Dokumente – unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice oder im Büro sind.
Mehr Platz und weniger Papier durch Reduzierung des Papierverbrauchs.
Übersichtliche Oberfläche: Mit nur einem Klick alle Aufgaben und Arbeitsschritte im Blick.
HR-Daten einfach und schnell finden.
Entlastung Ihrer HR-Mitarbeiter.
Revisionssichere Archivierung: Gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten.
Wie Sie HR-Dokumente gesetzeskonform verwalten
Digitale Personalakten enthalten zahlreiche persönliche Daten, die einen besonders sicheren Schutz benötigen. Dank unseres digitalen Dokumentenmanagements können Sie Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen einfach umsetzen.
So halten Sie den Datenschutz ein
Im Personalmanagement wird mit sensiblen Daten gearbeitet. Die Aufgabe der HR-Abteilung ist es, diese Daten zu schützen. Unübersichtliche Papierakten erschweren diesen Auftrag. Um diese Hürde zu umgehen, lohnt sich der Umstieg auf die elektronische Personalakte.
Mit der elektronischen Form können Sie personenbezogene Daten datenschutzkonform aufbewahren. Sämtliche Verwaltungsprozesse der digitalen Personalakte entsprechen den gesetzlichen Datenschutzvorgaben. Unsere digitale Personalakte verwendet ein fortschrittliches Rechtekonzept, das garantiert, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Personalinformationen erhalten.
Dokumente endgültig löschen und Aufbewahrungsfristen einhalten
Ansprüche aus Arbeitsverhältnissen verjähren. So gibt die DSGVO vor, dass personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, wenn die Daten nicht mehr zur Erfüllung eines gerechtfertigten Zwecks benötigt werden. Mit der digitalen Personalakte der dataglobal Group können Sie für digitale Dokumente Löschfristen hinterlegen. So gehen Sie sicher, dass Sie Aufbewahrungsfristen fristgerecht einhalten.
FAQ: Die häufigsten Fragen rund um die digitale Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Papierakte. Für Unternehmen, die die Digitalisierung erfolgreich umsetzen möchten, ist sie ein Muss.
In der digitalen Personalakte werden alle wichtigen Informationen über einen Arbeitnehmer festgehalten und digitalisiert. Mit Hilfe von Dokumentenmanagement Software archivieren Unternehmen Dokumente und Daten in digitaler Form. Neben der Reduzierung von Papier steht bei der Einführung im Vordergrund, dass jeder berechtigter Mitarbeiter zu jederzeit und überall auf die Personalakte zugreifen kann. Darüber hinaus können Nutzer über die Software die Dokumente digital bearbeiten und mit anderen Nutzer teilen.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Die elektronische Personalakte beinhaltet alle Dokumente und Daten, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind. Von Bewerbungsunterlagen, über Verträge hin zu Weiterbildungen – mit einem Klick können berechtigte Mitarbeiter mit der digitalen Personalakte-Software die benötigten Informationen ansehen, bearbeiten und teilen. Hierzu zählen folgende Informationen:
- Bewerbungsunterlagen
- Vertragsunterlagen
- Personalstammdaten
- Sozialversicherungsnachweis
- Krankheits- und Urlaubstage
- Informationen zur Entwicklung des Mitarbeiters
- Weiterbildungsnachweise
- Abmahnungen, Sanktionen
- Beurteilungen, Zeugnisse
- Kündigungsschreiben
- Korrespondenz mit Mitarbeitern
Wie wird eine digitale Personalakte eingeführt?
Gemeinsam mit Ihnen führen wir die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen ein. Dank unserer Erfahrung durch bereits umgesetzte Projekte kennen wir mögliche Hürden und berücksichtigen diese bereits proaktiv bei der Planung. Die Realisierung erfolgt in mehreren Schritten.
Im ersten Schritt definieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen und klären wichtige Fragen für das Projekt. Erst nachdem wir Ihre optimale Lösung skizziert haben, geht es an die Umsetzung. Zuerst werden Ihre Papierdokumente gescannt und in digitaler Form archiviert. Auch digitale Dokumente aus verschiedenen Anbindungen, wie SAP, MS Office oder Sharepoint, werden zur digitalen Akte hinzugefügt. So wird die Akte mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gefüllt.
Zuletzt werden die Berechtigungen für Mitarbeiter und das Management festgelegt. Zudem programmieren wir gemeinsam mit Ihnen smarte Regeln. Diese können beispielsweise sicherstellen, dass Sie Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente sicher einhalten. Auch nach der Einführung lassen wir Sie nicht alleine. Wir bieten Ihnen und Ihrem Team zu jeder Zeit Schulungen an, damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der elektronischen Akte gewährleistet ist.
Wieso sollten Sie zur elektronischen Personalakte wechseln?
Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung: schlanke und digitale Prozesse, sofortige Verfügbarkeit von Informationen und transparente Zusammenarbeit. Auch die Personalabteilung kann durch die digitalen Transformationen ihre Arbeitsabläufe optimieren.
Die digitale Personalakte ist weit mehr als nur das Scannen und anschließende Ablegen von Papierdokumenten in digitaler Form. Sie gibt HR-Mitarbeitern die Möglichkeit, die Daten und Dokumente orts- und zeitunabhängig aufzurufen. Die integrierte HR-Software ermöglicht es zudem, dass Personalabteilungen effizient digital zusammenarbeiten können. So können Nutzer Dokumente direkt aufrufen, bearbeiten und im Team teilen. Die Änderungen am Dokument werden hierbei immer festgehalten. So können berechtigte User den Stand der Daten jederzeit nachvollziehen.