Die digitale Kundenakte
Alle Kundendaten in einem System
Noch näher am Kunden
Die Digitalisierung sämtlicher Informationen über den Kunden sorgt dafür, dass Dokumente und Kundendaten jederzeit und überall verfügbar sind. Bei jedem Kundenkontakt stehen alle Daten über das Tablet, das Smartphone oder den Laptop bereit. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jede Frage direkt beantworten. Mit der digitalen Kundenakte stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit Zugriff auf die digitale Verwaltung der Kunden haben.
Zentrale Dokumentenverwaltung: Für jede Abteilung eine elektronische Akte
Es stehen meist mehrere Abteilungen mit dem Kunden in Kontakt. Die Konsequenz: Viele Kundendaten aus verschiedenen Systemen, wie SAP oder Office 365 und dazu auch noch unterschiedliche Ablageorte, zu welchen nicht jeder Mitarbeiter Zugriff hat. In diesem Fall ist es notwendig, dass alle Informationen der digitalen Kundenakte an einer zentralen Stelle zusammengeführt und in elektronischer Form bereitgestellt werden.
Die einzelnen Dokumente müssen immer verfügbar sein, denn auf diese Weise erreichen Sie maximale Flexibilität. Die verschiedenen Abteilungen haben so den direkten Zugriff auf alle Kundendaten. Sie stehen immer im Kontakt und Austausch mit allen kontextbezogenen Teams. Im digitalen Archiv können alle Informationen abgerufen und Veränderungen an den Dokumenten jederzeit nachverfolgt werden.
Bessere Servicequalität für Ihre Kunden
Selbst kleinere Unternehmen profitieren von einer digitalen Aktenverwaltung. Durch die Digitalisierung der Dokumente stehen Ihnen alle Informationen in der Kundenakte immer zur Verfügung. Bei jedem Kundenkontakt können Sie ohne Suchaufwand Dokumente und Daten elektronisch einsehen. Die digitale Aktenverwaltung erlaubt allen Mitarbeitenden den mobilen Zugriff. Alle Handlungen sind dadurch speziell auf Ihre Kunden abgestimmt, was die Servicequalität spürbar erhöht.
Vorteile der digitalen Kundenakte
Jedes Unternehmen nimmt die Vorzüge der digitalen Aktenverwaltung schnell wahr. Die Arbeitsentlastung und die Kostenersparnis sind eine Erleichterung. Durch die Berücksichtigung der DSGVO können wir bei unserer Lösung individuelle Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Der geringere Papierverbrauch schützt nicht nur die Umwelt, sondern beschleunigt auch die Arbeitsabläufe.
Direkter Zugriff auf alle Daten und Dokumente rund um Ihre Kunden
Keine Medienbrüche: Ein System mit allen aktuellsten Informationen
Zu jeder Frage die richtige Antwort: Ständiger Zugriff auf alle Unterlagen
Zentrale Ablage für alle Prozessbeteiligten
Papierloses Büro
Schnellere Prozesse durch die Digitalisierung aller Informationen
Integration der Kundenakte in andere Anwendungen, wie zu Beispiel CRM-Systeme, Salesforce etc.
Alles im Blick und immer auf dem aktuellen Stand
Durch die digitale Aktenverwaltung behalten Ihre Mitarbeiter sämtliche Prozesse rund um Ihre Kunden von jederzeit und überall im Griff. Veränderungen werden sofort in der Aktenverwaltung digital gespeichert und protokolliert. Alle Mitarbeitenden können sich zudem via Notifications direkt über Änderungen informieren lassen. Das schafft völlige Transparenz in der gemeinsamen Ablage.
Umfangreiche Suchfunktionen
Kundenfragen können durch die digitale Aktenführung von Kundeninformationen schnell beantwortet werden. Nutzt die Aktenverwaltung unser Dokumentmanagementsystem, finden Ihre Mitarbeiter die benötigten Daten mit nur wenigen Klicks. Die Suchparameter helfen dabei, dass die passenden digitalen Dokumente direkt zur Hand sind und das Durchsuchen großer Aktenberge aus Papier entfällt. Die zeitliche Einsparung erfreut Kundschaft und Mitarbeiter gleichermaßen.
Automatische Dokumentation
Sämtliche Aufgaben werden innerhalb der Software per Workflow organisiert. Die Akten werden digital überwacht. Die Automatisierung der Prozesse geschieht vollständig elektronisch. Die Inhalte und Aufgaben werden auf diese Weise den richtigen Ansprechpartnern zugewiesen und gesichert.
Verteilung von Zugriffsberechtigungen
Sie können für die elektronische Kundenakte individuelle Nutzerrechte einrichten und sind so vor Fremdzugriffen geschützt. Innerhalb der digitalen Archivierung ist zu erkennen, welcher Mitarbeitende eine Veränderung vorgenommen hat. Die Verwaltung der Zugänge liegt jedoch bei einzelnen Personen. So wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeiter die passenden Zugriffe auf Daten erhalten.
FAQ: Die häufigsten Fragen rund um das Thema digitale Kundenakte
Was ist eine digitale Kundenakte?
In der digitalen Akte werden alle Informationen und Daten zu Kunden gesammelt und gemeinsam in einem Archiv revisionssicher abgelegt. So sind sie vor Manipulation und Löschung geschützt. Darüber hinaus können Prozesse rund um das Kundengeschäft digitalisiert und automatisiert werden.
Kann man Kundendaten automatisch archivieren?
Alle Dokumente und Daten werden direkt im Dokumentenmanagementsystem archiviert – unabhängig davon, mit welcher Software das Dokument erstellt wurde. Durch die Anbindung an Systeme wie SAP, Salesforce oder Outlook werden die Dokumente automatisch im Archiv abgelegt. Sie müssen also keinen zusätzlichen Handgriff tätigen.
Wie sicher sind die Daten Ihrer Kunden?
Die Angaben Ihrer Kunden sind durch das ausgefeilte Sicherheitskonzept der elektronischen Kundenakte vollständig geschützt. Auch Aufbewahrungsfristen werden dank smarter Regeln zuverlässig eingehalten.
Wie werden die Informationen auf den Rechnungen ausgelesen?
Das System verwendet die optische Zeichenerkennung (OCR), um die Informationen auf Rechnungen zu lesen. Das bedeutet, dass Unternehmen die Daten nicht mehr aus jeder Rechnung manuell eingeben müssen. Das spart viel Zeit und Mühe und hat einen positiven Nebeneffekt der Reduzierung von Fehlern.
Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden dann z. B. wichtige Daten wie das Datum, die Referenznummer und der fällige Gesamtbetrag extrahiert. Diese Informationen können verwendet werden, um den Freigabeprozess von Zahlungen und Buchhaltung zu automatisieren.
Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann der Umgang von Unternehmen mit ihren Rechnungen erheblich vereinfacht werden.
Sind elektronische Kundenakten DSGVO-konform?
Ja! Als deutscher Softwarehersteller kennen wir die Anforderungen an Daten. Gemeinsam mit Ihnen richten wir die Lösung für das Management Ihrer Informationen ein. Hier legen wir auch gemeinsam fest, wie die Daten aufbewahrt werden müssen.