Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
DMS für Unternehmen
Die effiziente Verwaltung digitaler Dokumente ist eine Notwendigkeit in der modernen Arbeitswelt. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (kurz „DMS“ oder „DMS-Software“) wird somit zum Must-Have für Unternehmen – und zwar nicht nur für Konzerne, sondern auch im Mittelstand. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein digitales Dokumentenmanagementsystem überhaupt ist, welche Funktionen es erfüllt und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.
Inhalt
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS ist eine Software für das Erstellen, Organisieren, Speichern, Suchen und gemeinsame Nutzen von elektronischen Dokumenten in Unternehmen. Das Hauptziel eines DMS ist es, den effizienten Umgang mit Dokumenten zu ermöglichen und den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kann dazu beitragen,
– den Papierverbrauch zu reduzieren,
– die Effizienz zu steigern,
– die Compliance zu verbessern
– und die Zusammenarbeit in Organisationen zu fördern.
Effizienzsteigerung
Papierloses Arbeiten
Reduzierte Suchzeiten
Compliance verbessern
Dokumentenmanagement Software: Das Fundament für den Digital Workplace
Heutzutage geht ein Großteil der Geschäftsdokumente (Rechnungen, Verträge, Bestellungen etc.) nicht mehr in Papierform ein, sondern digital. Auch geschäftliche Korrespondenzen werden zunehmend per E-Mail und – spätestens seit der Pandemie – über Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom abgehalten.
Ein DMS System übernimmt in diesem Szenario eine tragende Rolle. Es bietet klare Vorteile für Unternehmen, da es die Produktivität steigert, die Kosten senkt und Arbeitsprozesse entschlackt und optimiert. Im Rahmen des Digital Workplace stellt es das Fundament dar, auf dem alles Weitere aufbaut. Aber was macht ein Dokumentenmanagementsystem überhaupt?
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Die wichtigsten Funktionen von Dokumentenmanagement-Software
Dokumentenerfassung und -bereitstellung
Die grundlegende Funktion ist die Erfassung und Auswertung der Dokumente und der darin enthaltenen Informationen und Daten. Liegt ein Papierdokument vor, wird dieses gescannt. Ein elektronisches Dokument erfasst die DMS Software hingegen direkt. Im Anschluss werden die Dokumente für alle berechtigten Anwender zum zeit- und ortsunabhängigen Abruf per Endgerät bereitgestellt.
Ermöglichung von Kollaborationen
Ein Ziel des DMS ist es, einen ungestörten Arbeitsfluss, besonders bei Kollaborationen mehrerer Anwender sicherzustellen. Arbeiten verschiedene Personen gleichzeitig an einem Projekt, wird dabei oftmals auf ein und dieselben Dokumente zugegriffen. Führt jeder Mitarbeitende eigene Änderungen am Dokument durch, bricht schnell Chaos aus.
Ein DMS begegnet diesem Problem mit der Versionierung von Dokumenten: So erhalten Anwender Zugriff auf die vollständige Dokumentenhistorie und können Änderungen vornehmen, ohne die vorherigen Versionen zu überschreiben. Keine der berechtigten Personen „pfuscht“ sich somit gegenseitig in die Arbeit, wenn eine solche gemeinschaftliche Bearbeitung des Dokuments nicht beabsichtigt ist. Gleichzeitig werden alle beteiligten Anwender über vorgenommene Änderungen informiert, z. B. wenn sich bei einer Bestellung die Bestellliste ändert.
Revisionssichere Archivierung
Die revisionssichere Archivierung der Dokumente ist ein weiterer essenzieller Bestandteil eines DMS. „Revisionssicher“ meint die Speicherung der schreibgeschützten und somit unveränderbaren Originaldatei im Archiv. Rechtlich gesehen haben auf diese Art gesicherte Dokumente in den allermeisten Fällen denselben Status wie originale Papierdokumente. Eine revisionssichere Archivierung ist dementsprechend wichtig bei behördlichen Prüfungen (z. B. bei der Betriebsprüfung) und auch bei Rechtsstreitigkeiten, wenn man auf Papier verzichten möchte – und das ist schließlich eines der primären Ziele von Dokumentenmanagementsystemen.
In jedem Fall sollte zuvor eine professionelle Rechtsberatung dazu eingeholt werden, welche Geschäftsdokumente zusätzlich in Papierform aufzubewahren sind. Beispielsweise gilt dies auch heute noch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die in digitaler Form nicht ausreichen.
Integrationsfähigkeit und Anbindung an Drittsysteme
Ein digitales Business Process Management erleichtert es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse schnell an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Durch die Flexibilität digitaler Technologien können Prozesse leicht skaliert oder modifiziert werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Moderne DMS sind darauf ausgerichtet, in bestehende Unternehmensanwendungen und IT-Infrastrukturen integriert zu werden. Das DMS fügt sich also in Ihre vorhandene Systemarchitektur ein und benötigt in der Regel keine aufwendigen Umstrukturierungen. Somit wird ermöglicht, dass Ihr DMS Daten aus Drittapplikationen empfangen und z. B. für die Dokumentenindexierung nutzen kann. Umgekehrt können auch Drittapplikationen (z. B. Collaboration-Tools, ERP oder Ihre E-Mail-Software) barrierefrei auf die Inhalte des DMS zugreifen und diese für eigene Aufgaben nutzen.
Dokumentenmanagement System Vorteile
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet viele Vorteile. Diese können je nach spezifischen Anforderungen und Prozessen eines Unternehmens variieren – insgesamt aber trägt ein DMS dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Dokumentensicherheit zu verbessern und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Hier die wichtigsten Dokumentenmanagement System Vorteile.
Effizienzsteigerung
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten, was zu Zeitersparnissen führt. Durch Suchfunktionen, klare Strukturierung und schnellen Zugriff können Mitarbeitende Dokumente schnell finden und bearbeiten.
Papierloses Arbeiten
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem reduziert den Bedarf an Papier. Dies trägt nicht nur zur Schonung der Umwelt bei, sondern spart auch Platz und Ressourcen, die für die Aufbewahrung von Papierdokumenten benötigt werden.
Verbesserte Zusammenarbeit
Durch die Möglichkeit, Dokumente einfach zu teilen, zu kommentieren und gemeinsam zu bearbeiten, fördert ein DMS die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams.
Versionierung und Revisionssicherheit
Ein DMS ermöglicht die Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments. Dadurch können Änderungen nachvollzogen, ältere Versionen wiederhergestellt und die Revisionssicherheit erhöht werden.
Zugriffskontrolle und Sicherheit
Das DMS ermöglicht die Implementierung von Zugriffsrechten und Sicherheitsmaßnahmen. Nur autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf bestimmte Dokumente, was die Vertraulichkeit und Integrität von Informationen gewährleistet.
Compliance und Audit-Trail
Für Branchen, die strengen Vorschriften und Compliance-Standards unterliegen, bietet ein DMS Funktionen zur Erfüllung dieser Anforderungen.
Reduzierte Suchzeiten
Durch intelligente Suchfunktionen können Benutzer Dokumente schnell und einfach finden. Dies minimiert die Zeit, die normalerweise für die Suche nach Informationen aufgewendet wird.
Workflow Automation – Arbeitsprozesse digitalisieren & automatisieren
Einige DMS bieten Workflow-Management-Funktionen, die es ermöglichen, automatisierte Prozesse für die Genehmigung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten einzurichten. Dies erhöht die Effizienz und reduziert manuelle Arbeitsabläufe.
Skalierbarkeit
Ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Regel skalierbar und kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Es kann somit den steigenden Anforderungen an die Dokumentenverwaltung gerecht werden.
Schnelle Dokumentenrecherche mit einem DMS – Wie funktioniert das?
Die Kernfunktion eines Dokumentenmanagementsystem besteht darin, alle unternehmensrelevanten Dokumente (Verträge, Rechnungen, E-Mails, Lieferscheine etc.) zentral zu speichern und schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. Sprich: Wird eine bestimmte Information oder ein Dokument benötigt, erhält man dieses in Sekundenschnelle, ohne lange zu suchen. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder im Zug. Aber wie kann sowas überhaupt funktionieren?
Verschlagwortung bzw. Indexierung von Dokumenten
Bei der Aufnahme in das Dokumentenmanagementsystem wird jedes einzelne Dokument verschlagwortet bzw. indexiert. Die Indexe beziehen sich auf relevante Angaben wie z. B. den Auftraggeber oder Lieferanten, die Maschinenkennnummer oder eine Kategorisierung wie „Rechnung“ oder „Lieferschein“. Papierdokumente werden eingescannt und anschließend ebenfalls verschlagwortet. Wählen Sie einfach die Information, mit der Sie das Dokument im Anschluss am besten über das DMS-Interface wiederfinden. In einem modernen DMS kann ein Dokument auch automatisch verschlagwortet werden, sofern die dazu notwendigen, zusätzlichen Software-Lösungen eingesetzt werden – manuelle Eingaben entfallen dadurch für den Anwender.
In Sekundenschnelle zur gesuchten Information
Ein Beispiel: Sie suchen nach einer bestimmten Rechnung. Sie tippen also ein Schlagwort über Ihr Tablet in die Suchfunktion des DMS ein, das einen Bezug zur Rechnung aufweist, z. B. die Rechnungsnummer oder den Kundennamen. Sofort erhalten Sie Zugriff auf das entsprechende Dokument bzw. auf eine Liste mit Dokumenten, mit denen Ihr Schlagwort inhaltlich verknüpft ist. Alles nur noch eine Frage von Sekunden, bis die gewünschte Information auf Ihrem Endgerät erscheint.
Suchfunktionen für die Dokumentenrecherche
Die integrierte Suchfunktion eines DMS erleichtert die Dokumentenrecherche erheblich und bietet verschiedene Möglichkeiten. Dazu gehören in der Regel Suchoptionen wie die Suche über Dokumententypen, eine Recherche über die Indexe der Dokumente, eine Schnellsuche mit vom Anwender festgelegten Suchkriterien sowie die Volltextsuche. Hierbei werden nicht nur die Inhalte der Dokumente selbst miteinbezogen, sondern auch beigefügte Kommentare. Alles ist so ausgerichtet, dass der Anwender so schnell wie möglich die benötigten Dokumente und Informationen über die Suchfunktion findet.
Optimale Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
Mit einem Dokumentenmanagementsystem schaffen und optimieren Sie Möglichkeiten für Remote-Arbeit und Homeoffice. Mitarbeitende sind nicht mehr an das Büro gebunden – sie arbeiten vollkommen orts- und zeitunabhängig über das Endgerät ihrer Wahl.
Kollaborationen und der gemeinsame Zugriff auf Dokumente und Informationen stellen remote kein Problem dar – im Gegenteil: Sie verbessern die Zusammenarbeit sogar. So steigt sowohl die Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden als auch die qualitativen Möglichkeiten in der Zusammenarbeit.
Durch unterschiedliche integrierte Lösungen, z. B. zum Vertragsmanagement, zur E-Mail-Archivierung oder zur digitalen Rechnungsverarbeitung, haben Sie alle Dokumente, Tools und digitalen Prozesse jederzeit griffbereit. Der Zugriff ist jederzeit und von jedem Ort aus möglich, sofern eine Internetverbindung und ein entsprechendes Endgerät vorhanden sind.
Dokumentenmanagement System Anbieter: So treffen Sie die richtige Wahl
Der richtige Dokumentenmanagement System Anbieter geht optimal auf Ihre individuellen Anforderungen ein und findet die passende Lösung für Ihr Unternehmen. Im Vorfeld sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen, mit denen Sie die Spreu vom Weizen trennen und das richtige Dokumentenmanagementsystem schneller finden können:
Der richtige Dokumentenmanagement System Anbieter geht optimal auf Ihre individuellen Anforderungen ein und findet die passende Lösung für Ihr Unternehmen. Im Vorfeld sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen, mit denen Sie die Spreu vom Weizen trennen und das richtige Dokumentenmanagementsystem schneller finden können:
Transparenz
Gibt es transparente Preise für die Software und die dazugehörigen Services (Support, Entwicklung etc.)?
Technische Eignung
Ist das DMS fähig, die Prozesse in Ihrem Unternehmen abzubilden?
Aktualität und Skalierbarkeit
Ist die Technik aktuell und wird sie weiterentwickelt? Ist sie erweiterbar im Funktionsumfang, um auch für spätere, neue Anforderungen in Ihrem Unternehmen gerüstet zu sein?
Nutzerfreundlichkeit
Wie ist die Usability? Ist die Software intuitiv und anwenderfreundlich in der Bedienung? Oder liegt ein hoher Schulungsbedarf bei den Mitarbeitenden vor, weil das Produkt stark erklärungsbedürftig ist? Bedenken Sie: Eine niedrige Usability kann Ablehnung und Widerstand in der Belegschaft hervorrufen! Eine hohe Usability wirkt hingegen motivierend auf die Mitarbeitenden und begünstigt die Akzeptanz gegenüber der Veränderung.
Klare Voraussetzungen
Wird klar ausgeführt, welche Voraussetzungen und Schritte für die Implementierung des DMS bei Ihnen nötig sind (z. B. zusätzliche Hardware, Umstellung auf Cloud, Schulungen der Mitarbeitenden etc.)?
Gesetzeskonformität
Beachtet der Anbieter alle rechtlichen Vorgaben (z. B. die DSGVO)?
Qualität des Supports
Gibt es ausreichenden Service/Support?
Kommunikation
Nach Kontaktaufnahme: Klappt die Kommunikation mit dem Anbieter? Kann er Ihnen z. B. verständlich vermitteln, was sein DMS bei Ihnen leisten wird und wie die konkreten Anwendungsszenarien für Ihre Mitarbeitenden aussehen werden?
Können Sie alle Fragen dieser Checkliste mit „Ja“ beantworten, ist das ein sehr gutes Zeichen. Trotzdem: Scheuen Sie sich nicht, beim Anbieter nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstehen oder Details sonst unausgesprochen bleiben. Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein Fließbandprodukt, sondern eine komplexe Softwarelösung, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und der Menschen, die damit arbeiten, Rechnung tragen sollte. Gleiches gilt für den Service/Support rund um das Produkt. Die Wahl Ihres DMS sollte also durchdacht und von einem guten Gefühl begleitet sein, was sich in der Regel schon aus Ihren ersten Gesprächen mit den Consultants oder anderen Ansprechpartnern auf Anbieterseite herauskristallisiert. Eine funktionierende, transparente Kommunikation ist hierbei das A und O, bevor Sie eine Entscheidung treffen.