10.März.2025

Digitale Rechnungsverarbeitung: 6 Vorteile, die Sie kennen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung: 6 Vorteile, die Sie kennen sollten
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Die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen erstellen, versenden und verarbeiten, hat sich in den letzten Jahren durch den technologischen Fortschritt erheblich verändert. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht steht ein weiterer bedeutender Wandel bevor, der viele Unternehmen betrifft. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und erklären, warum es sinnvoll ist, frühzeitig auf digitale Prozesse umzustellen. 

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht und wann tritt sie in Kraft?

Die E-Rechnungspflicht bringt grundlegende Veränderungen für die Rechnungsprozesse mit sich und treibt die Digitalisierung in Deutschland voran. Ab dem 1. Januar 2025 beginnt eine stufenweise Einführung, die Unternehmen auf den Übergang zu strukturierten, elektronischen Rechnungsformaten vorbereitet. 

Ab dem 1. Januar 2025: Erste Phase der E-Rechnungspflicht 

Ab diesem Datum sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und auswerten zu können – unabhängig davon, ob sie im öffentlichen oder privaten Sektor tätig sind. Rechnungen müssen dabei in einem strukturierten Format wie dem XRechnung-Standard oder dem ZUGFeRD-Format vorliegen. 
Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber erbringen, gilt zusätzlich die Pflicht, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu versenden. Papier- und PDF-Rechnungen werden in diesem Zusammenhang nicht mehr anerkannt. 

Ab dem 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand für größere Unternehmen

In der zweiten Phase der E-Rechnungspflicht müssen alle deutschen Unternehmen, die einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen, ihre Rechnungen elektronisch versenden. Dies gilt für den B2B-Bereich. 

Ab dem 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen

Ab 2028 wird die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsversand auf alle deutschen B2B-Unternehmen ausgeweitet. Damit wird das manuelle Ausstellen und Versenden von Rechnungen endgültig durch digitale Prozesse ersetzt. 

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung 

Die Einführung digitaler Rechnungsprozesse stellt einen wichtigen Meilenstein in der modernen Geschäftswelt dar. Sie umfasst weit mehr als den Wechsel von Papier- zu elektronischen Formaten und bringt vielfältige Vorteile mit sich, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit fördern. Im Folgenden werden die zentralen Aspekte der digitalen Rechnungsverarbeitung und ihre weitreichenden Auswirkungen näher betrachtet:   

1. Zeit- und Kosteneinsparungen 

Digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand, der mit manuellen Prozessen einhergeht: 

  • Manuelle Dateneingabe entfällt: Rechnungen werden automatisch in das Buchhaltungssystem eingelesen, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. 
  • Schnellere Bearbeitung: Rechnungen können in wenigen Sekunden validiert und verarbeitet werden. 
  • Weniger Papier- und Druckkosten: Unternehmen sparen Ausgaben für Druck, Porto und Archivierung. 

Schätzungen zufolge lassen sich durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse bis zu 60 –80 % der Kosten einsparen, die bei herkömmlichen Verfahren entstehen. 

2. Verbesserte Compliance und Rechtssicherheit 

Die E-Rechnung erfüllt durch ihre standardisierten Formate alle gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen profitieren davon durch: 

  • Rechtssichere Archivierung: Digitale Rechnungen können konform mit den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gespeichert werden. 
  • Steuerliche Transparenz: Durch die automatische Validierung der Rechnungsdaten wird sichergestellt, dass steuerliche Vorschriften eingehalten werden. 

Darüber hinaus macht die elektronische Verarbeitung die Prüfung durch Finanzbehörden effizienter und transparenter. 

3. Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit  

Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Papierverbrauch erheblich, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont: 

  • Ressourcenschonung: Weniger Papier, Druckertinte und Energieverbrauch. 
  • CO₂-Reduktion: Entfall von physischen Postwegen und Logistikaufwand. 

Unternehmen können durch den Umstieg auf digitale Prozesse ihren ökologischen Fußabdruck verbessern und sich als nachhaltige Organisation positionieren. 

4. Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit 

Durch digitale Systeme können alle Rechnungen in Echtzeit verfolgt werden. Vorteile sind unter anderem: 

Einfache Audits: Prüfungen durch interne oder externe Stellen lassen sich schneller und präziser durchführen. 

Bessere Übersicht: Alle Rechnungen sind zentral gespeichert und können leicht durchsucht werden. 

Tracking und Statusverfolgung: Unternehmen wissen genau, wann eine Rechnung versendet, empfangen und bezahlt wurde. 

5. Skalierbarkeit und Integration 

Digitale Rechnungsprozesse lassen sich problemlos an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpassen. 

Flexibilität bei Volumenschwankungen: Egal ob ein kleines Unternehmen 50 Rechnungen im Monat verarbeitet oder ein Großkonzern mehrere tausend – digitale Systeme sind skalierbar. 

6. Minimierung von Fehlern und Betrugsrisiken 

Anbindung an andere Systeme: Digitale Rechnungsplattformen können mit ERP- und Buchhaltungssystemen integriert werden, was den gesamten Workflow optimiert. 

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist anfällig für Fehler, wie falsche Beträge, doppelte Rechnungen oder Übertragungsfehler. Digitale Lösungen bieten hier erhebliche Vorteile: 

Schutz vor Betrug: Durch eindeutige Identifikatoren und verschlüsselte Übertragungswege wird das Risiko von Rechnungsbetrug deutlich reduziert. 

Automatisierte Validierung: Systeme prüfen Rechnungen auf formale und inhaltliche Korrektheit. 

Fazit: Eine Investition in die Zukunft 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Herausforderung, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre internen Prozesse zu modernisieren. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung – von Kosteneinsparungen über Nachhaltigkeit bis hin zu Compliance und Skalierbarkeit – überwiegen bei weitem die anfänglichen Umstellungsaufwände. 

Frühzeitig in digitale Technologien zu investieren ist daher ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und von den Effizienzgewinnen zu profitieren. Unternehmen, die die E-Rechnung als Gelegenheit nutzen, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, sichern sich nicht nur eine rechtssichere Abwicklung, sondern schaffen auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation. 

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Was Sie über das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnung wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz ist eine bedeutende Initiative der deutschen Bundesregierung, die darauf abzielt, das Wirtschaftswachstum zu fördern, Unternehmen und Bürger zu entlasten sowie die digitale Transformation voranzutreiben. Ein zentrales Element des Wachstumschancengesetzes ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. 

Was ist das Wachstumschancengesetz?

Das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ (kurz: Wachstumschancengesetz) wurde am 17. November 2023 vom Bundestag beschlossen und am 22. März 2024 vom Bundesrat freigegeben. Es umfasst eine Vielzahl von Maßnahmen, die steuerliche und administrative Änderungen beinhalten, um Investitionen zu stimulierenBürokratie abzubauen und die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft zu stärken.

Im Zuge der Veränderungen im Bereich Umsatzsteuer ist ein elektronisches Meldesystem der Europäischen Kommission geplant. Die Daten, die durch E-Rechnungen erhoben werden, sollen dem geplanten Meldesystem zugeführt werden können. 

Hauptziele des Wachstumschancengesetzes auf einen Blick 

Bürokratieabbau: Unternehmen sollen von administrativen Lasten befreit und die Abwicklung von Geschäftsvorgängen vereinfacht werden. 

Steuerliche Entlastungen: Das Gesetz sieht verschiedene steuerliche Erleichterungen vor, um Investitionen und Innovationen zu fördern. 

Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit: Durch effizientere Prozesse und reduzierte Bürokratie sollen Unternehmen wettbewerbsfähiger werden. 

Förderung der Digitalisierung: Durch die verpflichtende E-Rechnung sollen Geschäftsprozesse modernisiert und digitalisiert werden. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine digitale Form der Rechnungserstellung und -übermittlung. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen wird die E-Rechnung in einem standardisierten elektronischen Format erstellt und übermittelt, das von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. Diese digitale Abwicklung ermöglicht eine schnellere und effizientere Rechnungsstellung und -bearbeitung, reduziert Fehler und spart Kosten. Um zu gewährleisten, dass mit der E-Rechnung alles problemlos funktioniert und ein sauberer Austausch stattfinden kann, müssen die E-Rechnungen der europäischen Norm EN- 16931 entsprechen. 


Die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnung 

Die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 definiert eine spezifische Datenstruktur, die alle notwendigen Informationen für die Rechnungsstellung enthält, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten, Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuern. Die EN–16931 legt die Verwendung des XML-Datenformats fest, um die Datenstruktur klar und maschinenlesbar zu gestalten. Dies ermöglicht die nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und andere geschäftliche Softwarelösungen. Obwohl die Norm eine spezifische Datenstruktur vorgibt, ermöglicht sie auch Erweiterungen, um branchenspezifische Anforderungen oder zusätzliche Informationen zu integrieren. 

Die XRechnung als technischer Standard

In Deutschland wurde auf Basis der EN 16931 die XRechnung entwickelt, die seit dem 27. November 2020 für Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, verpflichtend ist. Die XRechnung enthält alle notwendigen Informationen in einem klar definierten XML-Format. Dieses Format dient lediglich zur maschinellen Verarbeitung. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der Datensatz jedoch für den Menschen lesbar gemacht werden.

ZUGFeRD als Hybride Lösung 

Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, welches das maschinenlesbare XML-Datenformat durch eine PDF-Datei ergänzt. Somit ist eine für Menschen lesbare Datei direkt inkludiert. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen für elektronische Rechnungen wird dabei durch ZUGFeRD gewährleistet. 


Die E-Rechnungspflicht ab 2025 

Die E-Rechnung ist im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend. Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnungspflicht nun auch schrittweise für den B2B-Bereich eingeführt. Durch das Wachstumschancengesetz wurden die folgenden Randdaten zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht festgehalten: 

Ab 01. Januar 2028: Die deutschlandweite Pflicht zum Versand von E-Rechnungen tritt für alle B2B-Unternehmen in Kraft. 

Ab 01. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen sind ohne vorherige Zustimmung dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und auswerten zu können. Das Erstellen und der Versand von E-Rechnungen sind noch nicht verpflichtend. 

Ab 01. Januar 2027: Alle deutschen Unternehmen, die einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr generieren, sind dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. 

Fazit

Das Wachstumschancengesetz und die Förderung der E-Rechnung sind wichtige Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung der Wirtschaft. Unternehmen sollten die sich bietenden Chancen nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und nachhaltiger zu agieren. Die geplante Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Transformationsprozesses und bietet vielfältige Vorteile, die weit über die reine Kostenersparnis hinausgehen. 

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E-Rechnung Pflicht Kleinunternehmer – Das müssen Sie jetzt wissen!

Ab 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen in Deutschland verpflichtend, auch für Kleinunternehmer. Wir haben die wichtigsten Informationen hier für Sie aufbereitet.

Was ist die E-Rechnung? Warum wird sie verpflichtend eingeführt?

Die E-Rechnung ist eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung), die maschinenlesbar und rechtlich normiert ist. Sie unterscheidet sich von einer PDF durch die Möglichkeit zur automatischen Verarbeitung.

Die Pflicht zur E-Rechnung verfolgt mehrere Ziele:

  • Förderung der Digitalisierung und effizienterer Geschäftsprozesse
  • Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch bessere Kontrolle
  • Umsetzung von EU-Richtlinien (2014/55/EU) zur Standardisierung
  • Reduzierung von Zeitaufwand und Kosten für Unternehmen
  • Anpassung an den internationalen Trend, um globalen Handel zu erleichtern

Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, auch wenn sie von vielen anderen steuerlichen Verpflichtungen befreit sind. Sie müssen künftig elektronische Rechnungen empfangen und archivieren sowie ab 2030 auch erstellen und versenden können.

E-Rechnungspflicht für KMU: Wichtige Fakten für Kleinunternehmer

Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland, einschließlich Kleinunternehmer, verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Das heißt zunächst, dass Sie ab Januar 2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen sowohl empfangen als auch ordnungsgemäß archivieren zu können.

In den Folgejahren wird auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend eingeführt: Ursprünglich war geplant, die Änderungen im Jahr 2028 umzusetzen. Allerdings wurde am 5. November 2024 im EU-Rat beschlossen, den Starttermin auf den 1. Juli 2030 zu verschieben.

Wichtig für den Übergang

Unternehmen und Selbstständige, die sich nicht rechtzeitig auf die Einführung der E-Rechnung vorbereiten, laufen Gefahr, steuerliche Vorteile zu verlieren oder sogar mit Sanktionen belegt zu werden. Die rechtzeitige Anpassung an die neuen Vorgaben ist somit entscheidend. Eine gezielte Vorbereitung ist der Schlüssel, um Probleme zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Die Einführung einer geeigneten E-Rechnungssoftware und die Anpassung interner Prozesse sind aber nicht nur entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Sie tragen außerdem dazu bei, die Effizienz und Transparenz in den Rechnungsprozessen zu steigern. Unternehmen, die diese Schritte nicht frühzeitig angehen, könnten von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung, wie einer schnelleren Zahlungsabwicklung und reduzierter Fehlerquote, ausgeschlossen bleiben.

Rechtzeitiges Handeln ist entscheidend

Die Umstellung auf E-Rechnung in 2025 erfordert Anpassungen an den bestehenden Prozessen und Systemen. Unternehmen sollten frühzeitig geeignete Softwarelösungen einführen, um die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können und eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Eine Software für die E-Rechnung erleichtert in diesem Rahmen nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern bietet Vorteile wie schnellere Zahlungen, geringere Fehleranfälligkeit und eine bessere Nachvollziehbarkeit.

Digitales Rechnungsmanagement mit der E-Rechnung von dataglobal Group

Die E-Rechnungslösung der dataglobal Group ermöglicht es Ihnen, Rechnungen einfach, schnell und sicher zu verwalten. Unsere Software extrahiert die Inhalte Ihrer Rechnungen, überprüft sie automatisch und leitet sie in standardisierte Workflows weiter. Dadurch stehen Ihnen alle relevanten Daten übersichtlich zur Verfügung, sodass die Rechnungsprüfung genauso komfortabel abläuft wie bei herkömmlichen Rechnungen. Selbstverständlich bietet die Lösung auch eine revisionssichere Archivierung.

E-Rechnung Software Kleinunternehmer: Digitalisieren Sie Ihr Rechnungsmanagement

Die Umstellung auf E-Rechnung stellt einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe dar. Egal, ob Sie bisher mit Papierrechnungen oder digitalen Formaten wie PDF gearbeitet haben: Mit der dataglobal Group-Lösung können Sie alle Rechnungen automatisiert validieren, auslesen und für die Weiterverarbeitung vorbereiten, und zwar sicher und effizient.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, die ab 2025 verschärft werden, unterstützt die E-Rechnung Ihr Unternehmen dabei, sich zukunftssicher aufzustellen. Sie ist ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche digitale Transformation Ihres Unternehmens.

Stellen Sie jetzt auf die E-Rechnung um – Wir unterstützen Sie mit unserer Beratung!

Die Umstellung auf E-Rechnung kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn Sie als Kleinunternehmer noch nicht mit digitalen Rechnungsprozessen vertraut sind. Gerne helfen wir Ihnen dabei, den Umstieg unkompliziert und effizient zu realisieren. Unser Expertenteam berät Sie bei der Auswahl der passenden Software, hilft Ihnen bei der Implementierung und sorgt dafür, dass Ihre Systeme vollständig auf die Anforderungen der E-Rechnungspflicht abgestimmt sind.

Greifen Sie auf unser Beratungsangebot zurück und senden Sie uns Ihre Anfrage bequem über das Kontaktformular. Wir stehen Ihnen mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite, damit Sie die Umstellung erfolgreich meistern und von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsabwicklung profitieren können.

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Managed IT Services: Lohnt es sich für mein Unternehmen?

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Ihre IT überfordert Sie? Managed IT Services könnten die Lösung sein

Die Verwaltung und Überwachung ihrer IT stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Es mangelt an Ressourcen, um ein hausinternes Support-Team aufzubauen, welches der Aufgabe gewachsen ist. Eine Lösung bieten Managed IT Services Angebote, bei der externe Spezialisten einzelne Teilbereiche der IT bis hin zum kompletten IT-Betrieb übernehmen. Was Managed IT Services überhaupt sind, welche Vorteile sich daraus ergeben ob sich das Modell auch für Sie lohnt, erfahren Sie hier.

Was sind Managed IT Services?

Managed IT Services beziehen sich auf die Auslagerung bestimmter IT-Aufgaben oder -Verantwortlichkeiten an externe Dienstleister, die als Managed Service Provider (MSP) bezeichnet werden. Unternehmen entscheiden sich für Managed Service, um ihre IT-Infrastruktur effizienter zu verwalten, Kosten zu kontrollieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während sie gleichzeitig von der Expertise externer Spezialisten profitieren. Es erspart den Entscheidungsträgern u. a. den Aufwand und die Verantwortung, IT-Fachkräfte fürs Unternehmen zu gewinnen und eine interne IT-Abteilung zu implementieren.

Sowohl Großkonzerne als auch KMU nehmen Managed IT Services in Anspruch. Ein Grund für die steigende Nachfrage in den letzten Jahren liegt vor allem in den wachsenden Anforderungen in der IT – insbesondere durch die zunehmende Digitalisierung in der Arbeitswelt –, während es sich zugleich immer schwieriger gestaltet, geeignetes Fachpersonal zu finden. Die Auslagerung an einen Experten stellt hier eine attraktive Alternative dar.

9 Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen von Managed IT Services profitieren kann

Wir haben für Sie die 9 typischen Anzeichen zusammengefasst, die darauf schließen lassen, dass Sie und Ihr Unternehmen von Managed IT Services profitieren könnten. Erkennen Sie sich in einigen (oder sogar allen) dieser Punkte wieder?

1) Sie leiden unter häufigen Ausfällen Ihrer IT

2) IT-Aufgaben und -Projekte verzögern sich

3) Ihre IT-Infrastruktur wird zu komplex für das interne Know-how

4) Ihr IT-Team ertrinkt in Supportanfragen aus den Fachbereichen

5) Ihr IT-Team hat gerade einmal genug Zeit, um sich um die Betriebsaufgaben zu kümmern

6) Durch Fachkräftemangel haben Sie Schwierigkeiten, Ihr IT-Team zu erweitern

7) Ihre IT-Infrastruktur müsste seit langem modernisiert werden

8) Sie würden gerne neue Technologien nutzen (z. B. skalierbare Cloud-Dienste), doch Ihnen fehlt die nötige Expertise

9) Sie hatten bereits einen oder sogar mehrere Fälle von Datenverlust

Vorteile von Managed IT Services

Managed IT Services bieten viele Vorteile für Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur effizienter und effektiver verwalten möchten. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst.

Proaktive Überwachung und Wartung

Managed Service Provider überwachen kontinuierlich die IT-Infrastruktur, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Dies ermöglicht eine proaktive Wartung, die Ausfallzeiten minimiert und die Gesamtleistung verbessert.

Kosteneffizienz

Managed Services ermöglichen eine bessere Kostenkontrolle, auch da sie oft auf einem Subscription-Modell basieren – Stichwort „Software as a Service“ (SaaS). Sie können ihre IT-Ausgaben somit besser planen, da Sie feste monatliche Kosten haben und nicht mit unerwarteten Ausgaben für die Behebung von Problemen konfrontiert sind.

Fokus auf Kernkompetenzen

Durch die Auslagerung der IT-Verwaltung an einen MSP können Sie sich auf ihre Kerngeschäftsbereiche konzentrieren, ohne sich um die technologischen Aspekte kümmern zu müssen. Dies ermöglicht eine verbesserte Effizienz und Produktivität in den primären Geschäftsaktivitäten.

Sicherheit und Compliance

MSP sollten über spezialisierte Kenntnisse im Bereich IT-Sicherheit und Compliance verfügen. Sie können fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen implementieren und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den geltenden Vorschriften und Standards entspricht.

Skalierbarkeit

Managed Services sind in der Regel skalierbar, was bedeutet, dass Sie leicht zusätzliche Ressourcen oder Dienstleistungen hinzufügen oder reduzieren können, wenn sich die Anforderungen ändern. Das ermöglicht eine flexible Anpassung an das Wachstum oder den Rückgang Ihres Unternehmens.

Zugang zu Fachkenntnissen

MSP verfügen über breitgefächerte IT-Fachkenntnisse und können auf ein Team von Experten zurückgreifen. Sie profitieren somit von diesem Know-how, ohne selbst umfassende Schulungen durchführen oder eigenes Personal einstellen zu müssen.

Reduzierung von Ausfallzeiten

Durch proaktive Überwachung und schnelle Reaktion auf potenzielle Probleme können Managed IT Services die Ausfallzeiten minimieren. Dies führt zu einer höheren Verfügbarkeit von IT-Systemen und -Diensten.

Verbesserte Ressourcennutzung

MSP können Ressourcen effizienter nutzen, da sie die Auslastung von Hardware, Software und Netzwerken optimieren. Für die IT-Infrastruktur bedeutet das eine verbesserte Leistung und Effizienz.

Insgesamt bieten Managed IT Services eine strategische Herangehensweise an die IT-Verwaltung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Technologieumgebung besser zu steuern, Kosten zu reduzieren und sich auf ihre strategischen Ziele zu konzentrieren.

Lohnen sich Managed IT Services auch für KMU?

Ja, eindeutig. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen können Managed IT Services sinnvoll sein, da sie oft nicht über die Ressourcen verfügen, um eine interne IT-Abteilung mit umfassenden Fachkenntnissen zu unterhalten. Ein Managed Service Provider kann eine kosteneffiziente Lösung bieten, um dennoch Zugang zu hochqualifizierten IT-Experten zu erhalten. Dazu tragen auch die flexiblen Preis- bzw. Leistungsmodelle von Managed Service Providern bei.

Klassischer IT-Dienstleister vs. Managed Service Provider: Was ist der Unterschied?

Zwischen einem Managed Service Provider und einem klassischen IT-Dienstleister bestehen klare Unterschiede. Zu beachten ist jedoch, dass die Begriffe nicht streng voneinander abgegrenzt sind und es Überschneidungen in den angebotenen Dienstleistungen geben kann.

1. Umfang der Leistungen

Ein Managed Service Provider bietet in der Regel umfassende, proaktive Dienstleistungen an, um die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu verwalten. Dazu gehören insbesondere Überwachung, Wartung, Sicherheit und Support. Es handelt sich hierbei also im Normalfall um wiederkehrende Leistungen, wie z. B. das User Management, regelmäßige Backup-Aufgaben und/oder die Langzeitarchivierung. 

IT-Dienstleister werden hingegen zumeist bei einem punktuell auftretendem Problem konsultiert. Dies kann z. B. ein Serverausfall oder ein Fall von Datenverlust sein.

2. Proaktives vs. reaktives Handeln

Ein MSP handelt in der Regel proaktiv und setzt Präventionsmaßnahmen ein, um Probleme bereits im Vorfeld zu vermeiden. Dies kann beispielsweise die regelmäßige Überwachung von Systemen und die Implementierung von Sicherheitspatches umfassen. Dieses präventive Mindset ist sowohl im Sinne des Unternehmens als auch des Managed Service Anbieters selbst vorteilhaft, denn:  Er betreut die IT-Systeme ja selbst und hegt daher ein Interesse daran, Probleme und damit verbundenen Mehraufwand zu vermeiden.  

Ein IT-Dienstleister kann diese Mentalität natürlich auch vertreten, tut dies allerdings nicht zwangsläufig. Sein Handeln ist vielmehr reaktiv: Er wird beauftragt, wenn ein Problem bereits besteht. Es ist nicht seine Aufgabe, Probleme zu vermeiden, sondern sie zu lösen.    

3. Service vor Ort vs. remote

Während klassische IT-Dienstleister üblicherweise bei Ihnen vor Ort arbeiten, erbringen Managed Service Provider Ihre Services überwiegend remote. Die meisten MSP greifen hierbei auf Cloud-Technologien zurück. Beauftragen Sie also einen Managed Service Provider, müssen Sie beispielsweise kein zusätzliches Personal in Ihren Räumen unterbringen und Arbeitsressourcen bereitstellen.

Managed IT Services by dataglobal Group

Mit den Managed IT Services der dataglobal Group erhalten Sie individuelle Lösungen für Ihre IT-Systeme. Unsere Kollegen übernehmen für Sie den kompletten IT-Betrieb rund um Rechenzentren, Betriebssysteme, Datenkontrolle, User-Management sowie Ihre dg Group-Anwendungen.

Seit über 25 Jahren sind wir als MSP tätig und übernehmen erfolgreich den IT-Betrieb unserer Kunden in der DACH-Region. Branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße.

Fazit

Managed IT Services lohnen sich für viele Unternehmen, egal ob KMU oder Konzern. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Kostenersparnisse
  • Zugang zu IT-Expertise
  • Gute Skalierbarkeit
  • Reduzierung von Ausfallzeiten bei der IT
  • Verbesserte Ressourcennutzung
  • Kein Aufbau einer eigenen IT-Abteilung

Aber vor allem: Endlich wieder mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Haben Sie sich und Ihr Unternehmen in diesem Blogbeitrag wiedergefunden? Wenn ja, gilt es jetzt, den passenden Managed Service Provider für Ihre individuellen Anforderungen zu finden. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Gespräch mit unseren Experten – wir beraten Sie gerne ausführlich zu allen Fragen rund um das Thema Managed IT Services und Managed Services für ECM.

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